۳) گردش کار پذیرش دانشجویان در سامانه جذب - addmission - Developer

Knowledge Base Display

۳) گردش کار پذیرش دانشجویان در سامانه جذب

گردش کار پذیرش دانشجویان بین المللی در دانشگاه

 

نمودار گردش کار پذیرش دانشجویان بین المللی در وبسایت Adobe XD

مدیریت اطلاعات دانشجویان در هنگام ثبت نام و داشتن یک گردش کار خوب می تواند یکی از اساسی ترین روش ها برای صرفه جویی در وقت و جلوگیری از ناهماهنگی باشد

.


۱) گروه های کاربران

کاربرانی که در روند پروسه پذیرش نقش دارند نیز می توانند به دو گروه زیر تقسیم شوند .

۱. متقاضیان تحصیل در دانشگاه (A)

۲. معرف ها (R)

البته گروه دوم نیازی به ثبت نام در وبسایت ندارند. فقط در صورتی که متقاضی در روند ثبت نام اطلاعات یک معرف را ثبت کرده باشد، دریافت معرفی نامه از شخص معرف نیاز خواهد بود. در قسمت "آیا اطلاعات معرف وجود دارد؟" در مورد دریافت معرفی نامه از معرف توضیح داده شده است .

۲) گروه های مدیران سیستم

مدیر هایی که در این سیستم نقش خواهند داشت به چهار گروه تقسیم می شوند. این دسته بندی به این خاطر انجام می شود تا به هر یک از گروه های مدیران دسترسی های متناسب با مسئولیت هایی که دارند داده شود تا بتوانند درخواست ها را در گردش کار به پیش ببرند .

در حال حاضر چهار گروه مدیر در این گردش کار وجود دارد :

۱. مدیر سامانه پذیرش (S)

۲. کارشناس آموزش دانشکده (F)

۳. کارشناس آموزش دانشگاه (U)

۴. کارشناس امور کنسولی دانشگاه (C)

این چهار گروه با آیکون های مختلفی که حرف مربوط به آنها روی آنها نوشته شده است، مشخص شده اند. هر یک از این گروه ها در روند پذیرش نقش های مختلفی خواهند داشت. این نقش ها با قرار دادن آیکون مربوط به گروه مدیریتی روی پیکان هایی که وضعیت ها را تغییر می دهند مشخص شده است. به عنوان مثال در تصویر زیر می توانید ببینید که مسئولیت اینکه معلوم شود آیا یک درخواست تکراری است یا خیر مربوط به مدیر سامانه (S) است. به همین جهت، آیکون این گروه مدیریتی روی پیکان مربوطه که وضعیت درخواست را تغییر می دهد قرار دارد. در ادامه، وقتی که به بررسی قدم های گوناگون پذیرش دانشجویان می پردازیم، به نقش مدیران نیز خواهیم پرداخت .

۳) ساختار گردش کار

همانطور که مشاهده می کنید گردش کار پذیرش دانشجویان از مستطیل ها و لوزی های مختلف و همچنین پیکان هایی که این مستطیل ها و لوزی ها را به همدیگر متصل می کنند تشکیل شده است. مستطیل ها بیانگر وضعیت های مختلف درخواست پذیرش و لوزی ها بیانگر تصمیم گیری هستند. در نهایت این همکاری میان گروه های کاربران و گروه های مختلف مدیران است که با تغییر وضعیت درخواست باعث جلو رفتن روند پذیرش دانشجویان می شوند. در ادامه روند پذیرش دانشجویان بین المللی و همینطور وظایف هر گروه همراه با تصاویر و توضیحات خدمت شما ارائه خواهند شد .

ورود اطلاعات و ثبت اولیه درخواست

 

مسئول: متقاضی

ورود اطلاعات و ثبت اولیه درخواست پذیرش

در این مرحله متقاضی وارد وبسایت پذیرش دانشجویان بین المللی می شود. سپس او باید وارد حساب کاربری خود شود یا اینکه اگر حساب کاربری ندارد باید یک حساب کاربری جدید ایجاد نماید. پس از اینکه متقاضی وارد حساب کاربری خود در سیستم شد، در داشبورد خود می تواند با کلیک روی دکمه پذیرش در رشته های مختلف برای ثبت درخواست تحصیل خود اقدام کند.

پس از اینکه متقاضی فرم درخواست را پر می کند، وضعیت درخواست او به طور اتوماتیک از "ورود اطلاعات" به "ثبت اولیه درخواست" تغییر پیدا می کند .

بررسی توسط مدیر سامانه

آیا درخواست تکراری است؟

 

مسئول: مدیر سامانه

ممکن است متقاضی چندین بار با اطلاعات یکسان درخواست تحصیل ثبت کند. به همین دلیل این مسئولیت مدیر سامانه است تا از جلو رفتن درخواست های تکراری در روند پذیرش و اتلاف وقت جلوگیری کند. در این مرحله مدیر سامانه می تواند درخواست ها را با توجه به کاربری که آنها را ثبت کرده جستجو کند و وضعیت درخواست های تکراری را حذف کند. البته بهتر است در هنگام تغییر وضعیت درخواست به این مقدار، مدیر سامانه قالب ایمیل مربوطه را انتخاب کند تا متقاضی از حذف درخواست تکراری خود مطلع شود و در صورتی که اشتباهی در حذف درخواست وی پیش بیاید با ارسال ایمیل به سامانه پذیرش به مدیر سامانه اطلاع بدهد .

اگر یک درخواست تکراری نباشد، مدیر سامانه می تواند وضعیت آن را به وضعیت بعدی تغییر دهد .

آیا اطلاعات درخواست کامل است؟

 

مسئول: مدیر سامانه و متقاضی

در این مرحله، مدیر سامانه باید ببیند که هر درخواست اطلاعات مورد نیاز را دارد یا خیر. در بعضی از مواقع ممکن است دانشجویی اطلاعات مورد نیاز از قبیل مدارک تحصیلی را یا آپلود نکند و یا اشتباهی آپلود کند. به همین دلیل، این حیاتی است که بدانیم آیا درخواستی همه ی اطلاعات مورد نیاز را دارد یا خیر .

زمانی که اطلاعات یک درخواست کامل نباشد، مدیر سامانه باید وضعیت آن درخواست را به "درخواست نیاز به اصلاح دارد" تغییر بدهد. زمانی که این تغییر صورت بگیرد، متقاضی می تواند با وارد شدن به حساب کاربری خود درخواست خود را اصلاح کند. لازم به ذکر است که متقاضی فقط زمانی که وضعیت درخواست او این مقدار است می تواند تغییرات را در درخواست خود اعمال کند. همچنین زمانی که وضعیت درخواست در این مقدار قرار دارد، مدیر سامانه می تواند وارد حساب کاربری متقاضی شود و اطلاعات لازم را به جای متقاضی در سیستم وارد کند. زمانی که اطلاعات وارد شد و فرم درخواست دوباره ثبت شد، وضعیت درخواست به طور اتوماتیک از " درخواست نیاز به اصلاح دارد" به "اصلاحات انجام شد" تغییر پیدا می کند .

تایید اولیه مدیر سامانه

مسئول: مدیر سامانه

زمانی که مدیر سامانه مطمئن شد که یک درخواست تکراری نیست و همه ی اطلاعات مورد نیاز را دارد، می تواند وضعیت آن را به "تایید اولیه مدیر سامانه" تغییر دهد. سپس مدیر سامانه می تواند وضعیت درخواست را به بررسی توسط دانشکده مربوطه تغییر دهد تا کارشناسان دانشکده ها بتوانند درخواست ها را در حساب کاربری خود ببیند .

آیا اطلاعات معرف وجود دارد؟

 

مسئول: مدیر سامانه و معرف

متقاضی در زمان پر کردن فرم های ثبت نام می تواند اطلاعات یک یا چند معرف را وارد کند. این معرف ها می توانند اعضای هیأت علمی دانشگاه ، یا سایر مراکز علمی باشند. این بخش به ما کمک می کند تا در صورتی که اگر دانشجو خواستار تحصیل در مقاطع بالاتر باشد بتوانیم عملکرد تحصیلی وی را از اساتیدی که با او کار کرده‌اند بپرسیم. به همین جهت، مدیر سامانه باید چک کند که آیا اطلاعات معرف برای هر درخواست ثبت شده است یا خیر .

اطلاعات معرف را می توانید در قسمت "اطلاعات معرف" هر درخواست مشاهده کنید. مانند تصویر زیر :

 

سپس اگر اطلاعات معرف موجود بود، می توانید با کلیک روی دکمه "ارسال ایمیل " ایمیل حاوی اطلاعات مورد نیاز برای دریافت نامه معرفی نامه از طرف او را برایشان خواهیم فرستاد. در این ایمیل یک لینک قرار دارد که معرف می تواند با کلیک روی آن لینک وارد سامانه شود و فایل معرفی نامه خود را در سیستم بارگذاری کند .

بررسی توسط دانشکده مربوطه

آیا درخواست قابل قبول است؟

 

مسئول: کارشناس دانشکده مربوطه

در این مرحله کارشناس آموز دانشکده درخواست های پذیرش که وضعیت آنها "بررسی توسط دانشکده مربوطه" است را در سیستم دریافت می کند. سپس او می تواند مدارک تحصیلی و اطلاعات دیگر متقاضی را در سیستم مشاهده کرده و با توجه به قوانین و ملزوماتی که یک درخواست تحصیل باید داشته باشد، تصمیم می گیرد که آیا درخواست پذیرش رد شود یا تایید شود. این بررسی می تواند موردی باشد یا اینکه چندین درخواست توسط کارشناسان آموزش دانشکده بررسی شود. در نهایت، زمانی که در مورد یک درخواست تصمیم گرفته شد، کارشناس آموزش دانشکده می تواند وضعیت درخواست را با توجه به تصمیم گرفته شده، به "رد درخواست توسط دانشکده مربوطه" و یا "بررسی توسط آموزش دانشکده" تغییر دهد .

زمانی که کارشناس آموزش دانشکده وضعیت درخواست را به "رد درخواست توسط دانشکده مربوطه" تغییر می دهد، مدیر سامانه برای آخرین بار این درخواست ها را بررسی می کند و در نهایت وضعیت آنها را به "رد نهایی درخواست" تغییر می دهد .

زمانی که کارشناس آموزش دانشکده مربوطه، وضعیت درخواست را به "بررسی توسط آموزش دانشگاه" تغییر می کند، درخواست پذیرش به حساب کاربری مدیر آموزش دانشگاه فرستاده می شود و آموزش دانشگاه می تواند در مورد سرنوشت این درخواست تصمیم گیری کند .

با توجه به اینکه هر متقاضی می تواند برای سه رشته تحصیلی درخواست تحصیل داشته باشد، کارشناس دانشکده باید مشخص کند که متقاضی می تواند در کدام یک از ای اولویت ها می تواند تحصیل کند .

برای مشخص کردن اینکه متقاضی می تواند در کدام اولویت خود تحصیل کند، کارشناس آموزش دانشکده می تواند در قسمت یادداشت های درخواست، یادداشتی برای مشخص کردن این موضوع اضافه کند .

در این یادداشت، کارشناس آموزش دانشکده باید بنویسد که متقاضی در کدام اولویت می تواند پذیرش بگیرد. به عنوان مثال اگر درخواستی، اولویت های زیر را برای پذیرش داشت، یادداشتی که کارشناس دانشکده می تواند بنویسد می تواند مانند یادداشتی که در ادامه خواهیم آورد باشد .

-- اولویت های تحصیل :

1. 10133 - مدیریت جهانگردی - برنامه ریزی توسعه جهانگردی

2. 21058 - نانو شیمی

3. 14084 - ریاضیات و کاربردها - جبر

-- یادداشت :

12 اولویت قابل پذیرش :

10133 - مدیریت جهانگردی - برنامه ریزی توسعه جهانگردی

نکته مهم :
ممکن است بعضی وقت ها درخواست پذیرش برای رشته هایی باشند که در دانشکده های مختلف هستند. به همین منظور، همه‌ی دانشکده هایی که رشته های آنها در اولویت های پذیرش درخواست وجود دارد باید درخواست را بررسی کنند و نظرات خود را در قسمت یادداشت های درخواست ذخیره کنند تا در نهایت بتوان در مورد اینکه درخواست می تواند در چه رشته ای پذیرش شود تصمیم گرفته شود .

بررسی توسط آموزش دانشگاه

آیا درخواست قابل قبول است؟

 

مسئول: کارشناس آموزش دانشگاه

در این مرحله، کارشناس آموزش دانشگاه، درخواست هایی که به تایید کارشناسان آموزش دانشکده ها رسیده را دریافت می کند. سپس، او می تواند با توجه به اطلاعات درخواست و همچنین قوانین پذیرش دانشجویان، وضعیت درخواست را به دو مقدار "رد درخواست توسط آموزش دانشگاه" یا "تایید درخواست توسط آموزش دانشگاه" تغییر دهد .

کارشناس آموزش دانشگاه در این مرحله باید بررسی کند که درخواست مربوطه برای کدام اولویت تحصیلی می تواند پذیرش بگیرد. این اطلاعات در حالت یادداشت برای درخواست برای کارشناس آموزش دانشگاه ارسال خواهند شد .

زمانی که کارشناس آموزش دانشگاه، وضعیت درخواست را به "رد درخواست توسط آموزش دانشگاه" تغییر می دهد، مدیر سامانه در نهایت می تواند وضعیت درخواست را به " رد نهایی درخواست پذیرش" تغییر داده و این موضوع را به متقاضی از طریق ایمیل اطلاع دهد .

زمانی که کارشناس آموزش دانشگاه، وضعیت درخواست را به "تایید درخواست توسط آموزش دانشگاه" تغییر می دهد، مدیر سامانه می تواند وضعیت درخواست را به "پذیرش دانشجو (غیر بورسیه)" تغییر دهد .

تایید نهایی مدیر سامانه و پذیرش دانشجو (غیر بورسیه)

 

پس از اینکه درخواست توسط دانشکده مربوطه تایید شد و همچنین به تایید نهایی مدیر سامانه رسید، می توان به مرحله بعدی پیش رفت .

در این مرحله دو اتفاق مهم می افتد :

۱. اولویت تحصیلی مشخص می شود و ایمیل مربوطه برای متقاضی ارسال می شود .

۲. متقاضی بعد از دریافت ایمیل پذیرش، به سامانه SAORG رفته و پس از ثبت نام در آن سامانه، کد پیگیری خود را در سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران وارد می کند .

مشخص شدن اولویت پذیرش شده برای دانشجو

مسئول: مدیر سامانه

مدیر سامانه با توجه به یادداشت هایی که کارشناس آموزش دانشکده و کارشناس آموزش دانشگاه در قسمت یادداشت های درخواست به اشتراک گذاشته اند، می تواند وضعیت درخواست را به "پذیرش دانشجو (غیر بورسیه)" تغییر دهد و ایمیل مربوطه را برای ارسال به متقاضی انتخاب کند. به طور کلی، سه قالب مختلف برای ایمیل پذیرش وجود دارد. هر کدام از این قابل ها مربوط به یک اولویت تحصیل متقاضی می شوند. به عنوان مثال بیایید فرض کنیم درخواستی اولویت های تحصیلی زیر را دارد :

1. 10133 - مدیریت جهانگردی - برنامه ریزی توسعه جهانگردی

2. 21058 - نانو شیمی

3. 14084 - ریاضیات و کاربردها - جبر

مدیر سامانه در قسمت یادداشت ها می بیند که این درخواست فقط می تواند در اولویت اول که "10133 - مدیریت جهانگردی - برنامه ریزی توسعه جهانگردی" است تحصیل کند. به همین خاطر، قالب ایمیل با عنوان "پذیرش-غیر-بورسیه-اولویت-اول" را انتخاب می کند. بدین صورت، اطلاعات رشته تحصیلی و اطلاعات دیگر متقاضی از طریق ایمیل به او ارسال می شود .

ثبت نام متقاضی در سامانه SAORG و ثبت کد رهگیری در سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی

مسئول: متقاضی

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید، درخواست ثبت شده با شماره 5698 وضعیت " پذیرش دانشجو (غیر بورسیه) را دارد. همینطور در کنار وضعیت می توان یک لینک سبز رنگ مشاهده کرد. با کلیک روی آن لینک، متقاضی می تواند کد رهگیری خود را در سامانه ثبت کند .

 

متقاضی در این قسمت می تواند کد رهگیری خود را وارد کند .

بعد از اینکه متقاضی روی دکمه "ذخیره" کلیک کند، وضعیت این درخواست به صورت خودکار به "کد رهگیری دریافت شد" تغییر پیدا می کند .

تایید وزارت علوم

 

مسئول: کارشناس اداره امور کنسولی

در این مرحله، پس از اینکه کد رهگیری توسط متقاضی ثبت شد، کارشناس اداره امور کنسولی باید کد رهگیری دریافت شده را در سامانه SAORG وارد کند و از صحت اطلاعات وارد شده در آن سامانه و همخوانی آنها با اطلاعات موجود در سامانه پذیرش دانشجویان بین الملل دانشگاه مازندران اطمینان حاصل کند .

پس از اینکه کارشناس امور کنسولی تایید کرد که اطلاعات موجود در سامانه SAORG با اطلاعات موجود در سامانه ما تطابق دارند می تواند وضعیت درخواست را به مقدار بعدی، یعنی "تایید وزارت علوم" تغییر دهد .

وارد کردن اطلاعات دانشجو در سامانه جامع آموزش گلستان

 

مسئول: کارشناس آموزش دانشکده

در این مرحله، کارشناسان دانشکده ها وضعیت درخواست هایی که توسط وزارت علوم تایید شده اند را به "وارد کردن اطلاعات دانشجو در سامانه جامع آموزش گلستان" تغییر می دهند. در حال حاضر بین سامانه پذیرش و سامانه گلستان ارتباطی وجود ندارد و ممکن است مجبور شوید اطلاعات را به صورت دستی انتقال دهید. اما کارشناسان بخش آموزش در حال کار کردن برای ایجاد این ارتباط هستند تا اطلاعات آسانتر و سریعتر بین دو سیستم انتقال یابند .

ارسال نامه پذیرش به متقاضی

 

مسئول: کارشناس آموزش دانشکده

زمانی که اطلاعاتی که از سامانه پذیرش دریافت شد و در سامانه گلستان ثبت شد، نامه پذیرش با اطلاعات کامل مربوط به رشته ای که دانشجو در آن پذیرش شده و مبلغ شهریه قابل پرداخت برای نیمسال اول تحصیلی برای دانشجو فرستاده می شود تا در اولین فرصت شهریه را پرداخت کند .

در مورد اینکه این نامه چگونه ساخته شود باید با کارشناسان آموزش مشورت کنیم . اگر یک دسترسی یک API به بنده داده شود می توانم یک برنامه بنویسم که نامه های مورد نیاز را تولید می کند.

پس از دریافت نامه پذیرش، متقاضی می بایست مبلغ شهریه اولین نیمسال خود را پرداخت کند. در مورد روش های پرداخت باید فکر کنیم. ترجیها بهتر است تا همه ی پرداخت ها در سامانه گلستان انجام شوند .

انتخاب واحد/دروس برای دانشجو

 

مسئول: کارشناس آموزش دانشکده

پس از تایید دریافت شهریه، کارشناسان آموزش دانشکده ها می توانند برای انتخاب واحد دانشجو اقدام نمایند .

صدور ویزا

 

مسئول: کارشناس اداره امور کنسولی

این مرحله می تواند در موازات با مراحل ثبت اطلاعات دانشجو در روند ثبت نام صورت بگیرد. کارشناس اداره امور کنسولی می تواند پس از اینکه اطلاعات درخواست در سامانه SAORG نیز تایید شد، برای صدور ویزا برای دانشجو اقدام نماید .


رد نهایی پذیرش و انصراف متقاضی

 

مسئول: مدیر سامانه پذیرش

همانطور که از نام این مراحل پیداست، این وضعیت ها برای خارج کردن یک درخواست از پروسه پذیرش استفاده می شوند .

اگر دانشجویی به مدیر سامانه از طریق ایمیل، یا سامانه یا راه های دیگر اطلاع دهد که می خواهد درخواست خود را لغو کند، مدیر سامانه می تواند وضعیت درخواست متقاضی را به "انصراف متقاضی" تغییر دهد .

وضعیت بعدی رد نهایی درخواست پذیرش است که مدیر سامانه می تواند اگر درخواستی وضعیت های زیر را داشته باشد، وضعیت آنها را به "رد نهایی درخواست پذیرش " تغییر دهد تا درخواست به طور قطع از پروسه پذیرش خارج شود .

 

00
قبلی